Чек-лист для поставщиков: подготовка к изменениям 223-ФЗ в 2026 году

Пункт 1: Провести инвентаризацию товаров по перечням национального режима

С 01.01.2025 действуют три механизма нацрежима: запрет (Приложение № 1), ограничение «второй лишний» (Приложение № 2) и 15%-я преференция. Товары из Приложения № 1 ЗАПРЕЩЕНО закупать, если они иностранные. Товары из Приложения № 2 отклоняются при наличии хотя бы одной российской заявки. Участие с неподходящим товаром = гарантированное отклонение.

• Сверить свою номенклатуру: составить список всех товаров, которые вы поставляете по 223-ФЗ; по каждому товару определить код ОКПД2; проверить, попадает ли код в Приложение № 1 или № 2
• Создать классификацию: товары из Приложения № 1 → участие возможно ТОЛЬКО с российским/ЕАЭС; товары из Приложения № 2 → высокий риск отклонения при конкуренции с РФ; остальные товары → 15%-я преференция для российских
• Определить стратегию по каждой позиции: если товар иностранный из Приложения № 1 → локализация или отказ от участия; если товар иностранный из Приложения № 2 → оценка рисков конкуренции; если товар российский → получить подтверждения (см. пункт 2)

Пункт 2: Получить подтверждения российского происхождения товаров

Без документов о происхождении товар будет считаться иностранным. Это означает: отклонение заявки (для Приложения № 1), потерю преимущества (для Приложения № 2), отсутствие 15%-й преференции (для остальных). Заказчики обязаны проверять документы и вносить сведения в реестр договоров.

• Для товаров из перечней (Приложение № 1 и № 2): проверить наличие записи в Реестре российской промышленной продукции (ГИСП): https://gisp.gov.ru; если записи нет, но товар российский → подать заявку на включение в реестр Минпромторгу; если товар из ЕАЭС → получить сертификат формы СТ-1 у производителя; если нет реестровой записи и не ЕАЭС → получить Акт экспертизы ТПП о российском происхождении
• Для остальных товаров (вне перечней): для российских → декларация о происхождении + желательно СТ-1 или акт экспертизы; для товаров ЕАЭС → сертификат СТ-1; для иностранных → понимать, что придётся конкурировать с 15%-м «штрафом»
• Создать базу документов: по каждому товару: страна происхождения, производитель, номер реестровой записи ГИСП (если есть), номер сертификата СТ-1, номер акта экспертизы; хранить актуальные копии всех документов; обновлять базу при изменении поставщиков или производителей
• Проверить срок действия документов: акты экспертизы обычно действуют 1-3 года; сертификаты СТ-1 выдаются на конкретную партию или на год; реестровые записи ГИСП — бессрочные, но могут обновляться

Пункт 3: Обновить электронную подпись и протестировать ЭП на площадках

С 2026 года практически все закупки заключаются в электронном виде через ЕИС. Без действующей усиленной квалифицированной ЭП невозможно подписать контракт. Срыв сроков подписания = попадание в РНП (реестр недобросовестных поставщиков) + потеря обеспечения заявки.

• Проверить текущую ЭП: срок действия сертификата (обычно 1 год); привязка к текущему руководителю (если сменился — нужна новая ЭП); совместимость с ЕИС и электронными торговыми площадками
• Обновить или получить новую ЭП: обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр; получить сертификат на флешке (токене) или в облаке; установить КриптоПро CSP (или другой криптопровайдер)
• Назначить резервного подписанта: получить ЭП на заместителя руководителя или другого уполномоченного лица; оформить доверенность на подписание контрактов
• Протестировать ЭП на площадках: зайти в ЕИС (zakupki.gov.ru) под ЭП; проверить доступ к личному кабинету поставщика; найти учебные модули или тестовые закупки, попробовать подписать документ; протестировать на 2-3 основных ЭТП, где обычно участвуете
• Обучить сотрудников: провести инструктаж по работе с ЭП; создать инструкцию: как подписать документ, что делать при ошибках; назначить ответственного за работу с ЭП

Пункт 4: Проверить и подтвердить статус МСП (если применимо)

С 01.01.2026 расширен перечень заказчиков, обязанных закупать у МСП (совокупный годовой объём — не менее 25%, при этом объём закупок только среди МСП — не менее 20%). Это новые возможности для малого бизнеса. Но заказчики проверяют статус через Единый реестр субъектов МСП. Если вашей компании нет в реестре или данные устарели — вас не засчитают как МСП, потеряете преференции и доступ к МСП-закупкам.

• Проверить свой статус в реестре: зайти на сайт ФНС: https://rmsp.nalog.ru; найти свою компанию по ИНН; проверить, есть ли статус «субъект МСП» и когда обновлялись данные
• Если статуса нет или данные устарели: реестр обновляется автоматически ФНС раз в месяц (обычно 10 числа); проверить критерии МСП: выручка, численность, доля участия государства и крупных компаний; если соответствуете критериям, но статуса нет → подать заявление в ФНС
• Подготовить подтверждающие документы: выписку из реестра МСП (можно скачать на сайте ФНС); справку о среднесписочной численности; сведения о выручке (из налоговой отчётности)
• Настроить мониторинг: ежемесячно проверять актуальность статуса в реестре; контролировать, чтобы не превысить лимиты выручки и численности; при изменении структуры собственности — проверить, не потерян ли статус
• Если вы НЕ МСП: оценить риски: новые заказчики из перечня № 2206-р будут снижать закупки у крупных компаний; рассмотреть возможность дробления бизнеса или создания дочерней МСП-компании; либо сфокусироваться на уникальных товарах/услугах, где конкуренция с МСП невозможна

Пункт 5: Подготовить пакет документов для заказчиков по контрактам 2025 года

До 1 февраля года, следующего за отчётным, заказчики формируют отчёт о доле российских закупок. Для этого им нужны документы о происхождении товаров по всем контрактам. Если вы не предоставите документы, ваш товар будет учтён как иностранный → заказчик не достигнет целевых показателей → возможны претензии и проблемы с оплатой.

• Составить список контрактов 2025 года: все контракты по 223-ФЗ, заключённые в 2025 году; особенно те, где поставка завершена, но документы не переданы
• Подготовить документы по каждому контракту: письмо о стране происхождения товаров (с перечислением позиций и стран); копии сертификатов СТ-1 (для ЕАЭС); выписки из реестра ГИСП (для товаров из перечней); акты экспертизы ТПП (если применимо); декларации о происхождении (для остальных товаров)
• Передать документы заказчикам: заблаговременно, чтобы заказчик успел проверить и внести данные в реестр до формирования отчёта; способ передачи: электронно (скан+ЭП) или оригиналы/копии по почте; получить подтверждение получения документов
• Проверить внесение данных в реестр: зайти в личный кабинет поставщика в ЕИС; найти свои контракты в реестре договоров; проверить, внесена ли информация о стране происхождения и номера документов; если нет → связаться с заказчиком и попросить внести

Пункт 6: Настроить мониторинг обновлений перечней и нормативных актов

• Настроить источники информации: подписаться на обновления на pravo.gov.ru (официальный портал правовой информации); настроить уведомления от профильных изданий: pro-goszakaz.ru, zakupki.kontur.ru; подписаться на телеграм-каналы о госзакупках (если есть надёжные источники)
• Создать календарь проверок: еженедельно (по понедельникам) — проверка новых постановлений на pravo.gov.ru; ежемесячно (1 числа) — проверка обновлений реестра ГИСП; при появлении новостей об изменениях — внеплановая проверка
• Назначить ответственного: сотрудник, который отслеживает законодательство; обязанность: при выходе нового акта — сразу проверить, как он влияет на вашу номенклатуру; результат проверки → памятка для отдела продаж и закупочного отдела

Пункт 7: Настроить процедуры работы с реестром договоров ЕИС

С 01.01.2026 в реестр договоров обязательно вносится информация о приёмке товаров/работ/услуг. В 2026 году планируется связка между записью о приёмке в ЕИС и возможностью получения оплаты. Если информация не внесена → заказчик может задержать оплату. Поставщик должен контролировать процесс.

• Изучить личный кабинет поставщика в ЕИС: зайти на zakupki.gov.ru → Личный кабинет → Реестр договоров; найти свои контракты (все, что заключены с 2024 года); изучить, какая информация отображается: сведения о договоре, этапы, сроки, оплата
• Настроить контроль внесения информации: после подписания контракта → в течение 3 дней проверить появление в реестре; если нет → связаться с заказчиком, запросить внесение; после поставки товара/завершения работ → в течение 5 дней проверить внесение информации о приёмке; если нет → письмо заказчику с просьбой внести + напоминание о рисках задержки оплаты
• Создать чек-лист для отдела продаж: этап 1: Контракт подписан → проверить ЕИС через 3 дня; этап 2: Товар поставлен, акт подписан → проверить ЕИС через 5 дней; этап 3: Информация о приёмке внесена → ожидание оплаты (контроль сроков по договору); этап 4: Если оплата задерживается > 3 дней после внесения приёмки → эскалация
• Настроить взаимодействие с заказчиками: при заключении контракта — включить в переписку пункт: «Прошу обеспечить своевременное внесение сведений в реестр ЕИС»; в контракте (если есть возможность) — прописать обязанность заказчика вносить сведения в ЕИС в течение 3 рабочих дней; при задержке внесения информации — вежливое напоминание + ссылка на требования законодательства

Пункт 8: Проверить требования нацрежима для работ и услуг

По отдельным закупкам работ/услуг заказчик может применять ограничения/требования нацрежима. Конкретику всегда проверяйте по документации закупки и актуальным правилам нацрежима.

• Проверить документацию закупки: есть ли в документации требования нацрежима для работ/услуг?; какие именно ограничения указаны?; применимы ли они к вашей компании?
• При необходимости подготовить документы: если заказчик запрашивает подтверждающие документы о структуре собственности или происхождении — подготовить их заблаговременно

Пункт 9: Спланировать участие в закупках с учётом нацрежима

Не все закупки теперь доступны. Нужно заранее оценивать перспективы участия, чтобы не тратить время и деньги на заявки, которые гарантированно отклонят. Планирование участия позволяет сфокусироваться на реально выигрышных закупках.

• Создать систему предварительной оценки: перед подачей заявки — анализ документации на предмет требований нацрежима; вопросы для проверки: есть ли товары из Приложения № 1 (запрет)? → Если да и товар иностранный → НЕ участвуем; есть ли товары из Приложения № 2 (ограничение)? → Если да и товар иностранный → оцениваем конкуренцию; требуется ли подтверждение происхождения? → Есть ли у нас документы?; есть ли ограничение «только МСП»? → Подходим ли мы?
• Оценить конкуренцию: для товаров из Приложения № 2 (ограничение «второй лишний»): кто ещё может подать заявку? Есть ли российские производители? Если да → риск отклонения высокий, возможно не стоит участвовать. Если нет → можно участвовать; для товаров вне перечней (15%-я преференция): есть ли российские конкуренты? На сколько они дороже? Если разница в цене >15% → у вас есть шансы. Если разница <15% → российский конкурент выиграет
• Приоритизировать закупки: высокий приоритет: закупки, где ваш товар российский или ЕАЭС, нет сильной конкуренции; средний приоритет: закупки, где товар иностранный, но нет ограничений или слабая конкуренция; низкий приоритет: закупки с запретом или высокой вероятностью проигрыша

Пункт 10: Создать систему контроля исполнения контрактов и оплаты

В 2026 году усиливается связь между внесением информации в ЕИС и оплатой по контрактам. Заказчики могут задерживать оплату, если нет записи о приёмке в реестре. Кроме того, с 2026 года действуют штрафы для заказчиков за просрочку оплаты (по КоАП), что может косвенно повлиять на условия контрактов.

• Настроить контроль ключевых этапов: этап 1: Контракт заключён → проверить ЕИС (есть ли запись?); этап 2: Товар поставлен, работа выполнена → оформить и передать акт/накладную; этап 3: Акт подписан заказчиком → проверить ЕИС (внесена ли приёмка?); этап 4: Приёмка внесена → контроль сроков оплаты по договору; этап 5: Оплата поступила → закрытие контракта
• Создать календарь контрольных точек: по каждому контракту: даты поставки, даты подписания актов, сроки оплаты; автоматические напоминания за 3 дня до каждой контрольной точки; назначить ответственных за контроль по каждому контракту
• Подготовить сценарии действий при проблемах: если заказчик не вносит информацию о приёмке в ЕИС: вежливое напоминание по email/телефону; официальное письмо с просьбой внести (с отсылкой к требованиям законодательства); если не реагирует — эскалация к вышестоящему руководству заказчика; если заказчик задерживает оплату: проверить ЕИС — внесена ли приёмка?; если нет — требовать внесения; если да — напоминание о сроках оплаты